Datenschutzerklärung

Präambel und Einleitung

1. Präambel

In dieser Datenschutzerklärung möchten wir Sie umfassend darüber informieren, welche persönlichen Daten (im Folgenden als „Daten“ bezeichnet) wir erheben, wie und zu welchen Zwecken diese verarbeitet werden und in welchem Umfang die Verarbeitung erfolgt. Diese Erklärung betrifft sämtliche Datenverarbeitungen, die durch uns durchgeführt werden, sei es zur Bereitstellung unserer Dienstleistungen oder speziell im Rahmen unserer digitalen Angebote. Dazu zählen unsere Webseiten, sowie unsere externen Onlineauftritte, einschließlich der Profile in sozialen Netzwerken (nachfolgend als „Onlineangebot“ zusammengefasst).

2. Einleitung

Vielen Dank für Ihr Interesse an unserer Stadt!
Das Thema Datenschutz wird bei der Stadt Sachsenheim sehr ernst genommen. 
Um die Webseite von Sachsenheim.de zu nutzen, müssen Sie keine Angaben von personenbezogenen Daten tätigen. Sollten Sie hingegen einen speziellen Service (u.a. Kontaktformular) über die Internetseite in Anspruch nehmen, so ist die Verarbeitung personenbezogener Daten erforderlich. Sollte dafür keine gesetzliche Grundlage bestehen, so wird von der betroffenen Person zuerst eine Einwilligung eingeholt. 

Die Stadt Sachsenheim verarbeitet grundsätzlich personenbezogene Daten in Übereinstimmung mit der Datenschutz-Grundverordnung (DS-GVO) und der für die Stadt Sachsenheim landesspezifischen Datenschutzbestimmung.

Personenbezogene Daten einer betroffenen Person sind zum Beispiel: Name, Anschrift, Telefonnummer, oder die E-Mail-Adresse. Durch diese Datenschutzerklärung möchte die Stadt Sachsenheim Sie über Art, Umfang und den Zweck der Verwendung, der durch die Stadt genutzten und zu verarbeiteten personenbezogenen Daten informieren. Ebenso werden betroffene Personen durch diese Datenschutzerklärung über Ihre Rechte vollumfänglich aufgeklärt und informiert.

Etliche organisatorische und technische Maßnahmen wurden durch die Stadt Sachsenheim veranlasst und umgesetzt, um sicherzustellen, dass die Stadt als Verantwortlicher für die Verarbeitung der personenbezogenen Daten über die Webseite einen lückenlosen Schutz gewährleistet. Entgegen unseren hohen Sicherheitsmaßnahmen können über das Internet übertragene Daten immer ein Risiko darstellen. Jeder Person steht es frei, ihre personenbezogenen Daten uns unter anderem auch telefonisch zu übermitteln.

3. Hinweis zur geschlechtsneutralen Sprache

Zur besseren Lesbarkeit wird auf geschlechtsspezifische Doppelnennungen verzichtet. Sämtliche Personenbezeichnungen gelten gleichermaßen für alle Geschlechter.

Begriffserklärungen (gem. Art. 4 DS-GVO)

Einige Begriffe, welche in der Datenschutzerklärung der Stadt vorkommen, sind zwingend durch den Gesetzgeber vorgeschrieben und daher entsprechend der Europäischen Richtlinien verpflichtend. Aus diesem Grund kommen diese in der DS-GVO (Datenschutz-Grundverordnung) vor.
Selbstverständlich sollen die Öffentlichkeit, unsere Bürgerinnen und Bürger, Kunden und Geschäftspartner eine einfache und verständliche Datenschutzerklärung erhalten. Aus diesem Grund werden zu Beginn einige Begriffe erläutert, sodass eine flüssige und dadurch lesbare Datenschutzerklärung sichergestellt werden kann.

In dieser Datenschutzerklärung werden zum Beispiel folgende Begriffe verwendet, die wir Ihnen gerne erläutern: 

1. Personenbezogene Daten und betroffene Person:

Die Datenschutz-Grundverordnung (DS-GVO) definiert personenbezogene Daten als
„alle Informationen, die sich auf eine identifizierte oder identifizierbare natürliche Person (im Folgenden ‚betroffene Person‘) beziehen“.
Als identifizierbar gilt eine natürliche Person,
die direkt oder indirekt identifiziert werden kann, insbesondere durch Zuordnung zu einer Kennung wie einem Namen, einer Kennnummer, Standortdaten, einer Online-Kennung
oder zu einem oder mehreren besonderen Merkmalen,
die Ausdruck der physischen, physiologischen, genetischen, psychischen, wirtschaftlichen, kulturellen oder sozialen Identität dieser natürlichen Person sind.

2. Verarbeitung

„Verarbeitung“ ist jeder mit oder ohne Hilfe automatisierter Verfahren ausgeführte Vorgang, oder jede solche Vorgangsreihe, im Zusammenhang mit personenbezogenen Daten.
Dazu gehören insbesondere:
Das Erheben, das Erfassen, die Organisation, das Ordnen, die Speicherung, die Anpassung oder Veränderung, das Auslesen, das Abfragen, die Verwendung, die Offenlegung durch Übermittlung, Verbreitung oder eine andere Form der Bereitstellung, der Abgleich oder die Verknüpfung, die Einschränkung, das Löschen oder die Vernichtung.

3. Einschränkung der Verarbeitung

Die Einschränkung der Verarbeitung ist die Markierung gespeicherter personenbezogener Daten mit dem Ziel, ihre künftige Verarbeitung einzuschränken.

4. Profiling

Profiling ist jede Art der automatisierten Verarbeitung personenbezogener Daten, die darin besteht, dass diese personenbezogenen Daten verwendet werden, um bestimmte persönliche Aspekte, die sich auf eine natürliche Person beziehen, zu bewerten, insbesondere um Aspekte bezüglich Arbeitsleistung, wirtschaftliche Lage, Gesundheit, persönliche Vorlieben, Interessen, Zuverlässigkeit, Verhalten, Aufenthaltsort oder Ortswechsel dieser natürlichen Person zu analysieren oder vorherzusagen

5. Pseudonymisierung

Pseudonymisierung ist die Verarbeitung personenbezogener Daten in einer Weise, dass die personenbezogenen Daten ohne Hinzuziehung zusätzlicher Informationen nicht mehr einer spezifischen betroffenen Person zugeordnet werden können, sofern diese zusätzlichen Informationen gesondert aufbewahrt werden und technischen und organisatorischen Maßnahmen unterliegen, die gewährleisten, dass die personenbezogenen Daten nicht einer identifizierten oder identifizierbaren natürlichen Person zugewiesen werden.

6. Dateisystem

Ein Dateisystem ist jede strukturierte Sammlung personenbezogener Daten, die nach bestimmten Kriterien zugänglich sind, unabhängig davon, ob diese Sammlung zentral, dezentral oder nach funktionalen oder geografischen Gesichtspunkten geordnet geführt wird.

7. Verantwortlicher

Verantwortlicher die natürliche oder juristische Person, Behörde, Einrichtung oder andere Stelle, die allein oder gemeinsam mit anderen über die Zwecke und Mittel der Verarbeitung von personenbezogenen Daten entscheidet; sind die Zwecke und Mittel dieser Verarbeitung durch das Unionsrecht oder das Recht der Mitgliedstaaten vorgegeben, so können der Verantwortliche beziehungsweise die bestimmten Kriterien seiner Benennung nach dem Unionsrecht oder dem Recht der Mitgliedstaaten vorgesehen werden.

8. Auftragsverarbeiter

Auftragsverarbeiter ist eine natürliche oder juristische Person, Behörde, Einrichtung oder andere Stelle, die personenbezogene Daten im Auftrag des Verantwortlichen verarbeitet.

9. Empfänger

Empfänger ist eine natürliche oder juristische Person, Behörde, Einrichtung oder andere Stelle, denen personenbezogene Daten offengelegt werden, unabhängig davon, ob es sich bei ihr um einen Dritten handelt oder nicht. Behörden, die im Rahmen eines bestimmten Untersuchungsauftrags nach dem Unionsrecht oder dem Recht der Mitgliedstaaten möglicherweise personenbezogene Daten erhalten, gelten jedoch nicht als Empfänger. Die Verarbeitung dieser Daten durch die genannten Behörden erfolgt im Einklang mit den geltenden Datenschutzvorschriften gemäß den Zwecken der Verarbeitung.

10. Dritter

Dritter ist eine natürliche oder juristische Person, Behörde, Einrichtung oder andere Stelle, außer der betroffenen Person, dem Verantwortlichen, dem Auftragsverarbeiter und den Personen, die unter der unmittelbaren Verantwortung des Verantwortlichen oder des Auftragsverarbeiters befugt sind, die personenbezogenen Daten zu verarbeiten

11. Einwilligung

Eine Einwilligung der betroffenen Person jede freiwillig für den bestimmten Fall, in informierter Weise und unmissverständlich abgegebene Willensbekundung in Form einer Erklärung oder einer sonstigen eindeutigen bestätigenden Handlung, mit der die betroffene Person zu verstehen gibt, dass sie mit der Verarbeitung der sie betreffenden personenbezogenen Daten einverstanden ist.

12. Verletzung des Schutzes personenbezogener Daten

Verletzung des Schutzes personenbezogener Daten ist eine Verletzung der Sicherheit, die zur Vernichtung, zum Verlust oder zur Veränderung, ob unbeabsichtigt oder unrechtmäßig, oder zur unbefugten Offenlegung von beziehungsweise zum unbefugten Zugang zu personenbezogenen Daten führt, die übermittelt, gespeichert oder auf sonstige Weise verarbeitet wurden.

Verantwortliche Stelle und Datenschutzbeauftragter

1. Name und Anschrift des für die Verarbeitung Verantwortlichen

Stadtverwaltung Sachsenheim
Äußerer Schloßhof 3+5
74343 Sachsenheim
Deutschland
Verantwortlicher: Bürgermeister Holger Albrich
Tel.: 07147 / 28-0
E-Mail: info(at)sachsenheim.de
Webseite: https://www.sachsenheim.de

2. Kontaktdaten des Datenschutzbeauftragten

0711 IT & Design
Wiener Straße 196
70469 Stuttgart
Deutschland
Inhaber Herr Sven Kettner
E-Mail: datenschutz(at)sachsenheim.de
Webseite: https://0711it-design.de

Übersicht der Datenverarbeitung

Im Folgenden erhalten Sie eine Übersicht über die Arten der verarbeiteten Daten, die Zwecke ihrer Verarbeitung sowie die Kategorien betroffener Personen.

1. Arten der verarbeiteten Daten

• Stammdaten (z. B. Name, Adresse)
• Standortdaten (z. B. geografische Informationen bei direkter Nutzung standortbezogener Kartendienste)
• Kontaktdaten (z. B. Telefonnummer, E-Mail-Adresse, Postanschrift)
• Inhaltsdaten (z. B. eingegebene Texte)
• Nutzungsdaten (z. B. besuchte Webseiten, Interesse an Inhalten, Zugriffszeiten)
• Meta-, Kommunikations- und Verfahrensdaten (z. B. IP-Adressen, Geräteinformationen, Zeitstempel)Protokolldaten (z. B. Server-Logs, Systemmeldungen)

2. Kategorien betroffener Personen

• Bürger
• Kommunikationspartner (z.B. Kontaktformular, E-Email)
• Nutzer (z.B. Webseitenbesucher)
• Geschäfts- und Vertragspartne

 3. Zwecke der Datenverarbeitung

• Bereitstellung und Erfüllung vertraglicher Leistungen
• Kommunikation
• Sicherheitsmaßnahmen
• Reichweitenanalyse
• Tracking und Analyse
• Konversionsmessung
• Bereitstellung und Optimierung unseres Onlineangebots
• IT-Infrastruktur
• Öffentlichkeitsarbeit
• Geschäftsprozesse und betriebswirtschaftliche Abläufe

Rechtsgrundlagen der Verarbeitung

1. Wesentliche Rechtsgrundlagen nach DS-GVO

Nachfolgend finden Sie die wesentlichen Rechtsgrundlagen der DS-GVO, auf denen unsere Verarbeitung personenbezogener Daten beruht. Bitte beachten Sie, dass zusätzlich zu den DS-GVO-Bestimmungen nationale Datenschutzgesetze in Ihrem oder unserem Land gelten können. Falls im Einzelfall spezifischere rechtliche Grundlagen erforderlich sind, informieren wir Sie in dieser Datenschutzerklärung.

Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 lit. a DS-GVO), die betroffene Person hat der Verarbeitung ihrer personenbezogenen Daten für einen oder mehrere bestimmte Zwecke ausdrücklich zugestimmt.

Rechtliche Verpflichtung (Art. 6 Abs. 1 lit. c DS-GVO), die Verarbeitung ist erforderlich, um einer rechtlichen Verpflichtung nachzukommen, der wir unterliegen (z. B. gesetzliche Aufbewahrungspflichten).

Berechtigte Interessen (Art. 6 Abs. 1 lit. f DS-GVO), Die Verarbeitung erfolgt zur Wahrung berechtigter Interessen von uns oder Dritten, beispielsweise zur technischen Absicherung, zur Reichweitenanalyse, zur Analyse des Nutzerverhaltens (z. B. mittels Matomo) oder zur Optimierung unseres Onlineangebots, sofern nicht die Interessen oder Grundrechte und Grundfreiheiten der betroffenen Person überwiegen.

2. Nationale Datenschutzregelungen

Neben der Datenschutz-Grundverordnung (DS-GVO) gelten in Deutschland auch nationale Datenschutzregelungen. Für öffentliche Stellen, wie Kommunen, Städte oder andere Behörden, finden insbesondere folgende Gesetze Anwendung:

• das Bundesdatenschutzgesetz (BDSG) für Bundesbehörden
• sowie die Landesdatenschutzgesetze für Behörden der Länder und Kommunen

Im Fall einer Stadtverwaltung richtet sich die Verarbeitung personenbezogener Daten primär nach dem jeweils geltenden Landesdatenschutzgesetz (z. B. dem LDSG Baden-Württemberg). Diese Gesetze enthalten ergänzende Regelungen zur DS-GVO, unter anderem zu:

• Informations- und Transparenzpflichten
• dem Datenschutzbeauftragten
• den Rechten betroffener Personen
• der Verarbeitung im öffentlichen Interesse oder zur Erfüllung gesetzlicher Aufgaben
• sowie zu Aufsicht und Kontrolle durch die jeweiligen Landesdatenschutzbehörden

Die DS-GVO bleibt auch bei öffentlichen Stellen die primäre Rechtsgrundlage, das jeweilige Landesrecht ergänzt oder konkretisiert diese

Technische und organisatorische Maßnahmen (TOMs)

1. Allgemeine Sicherheitsvorkehrungen

Wir setzen technische und organisatorische Maßnahmen ein, um die Sicherheit der Verarbeitung personenbezogener Daten gemäß den Anforderungen von Art. 32 DS-GVO zu gewährleisten. Dabei berücksichtigen wir:

• den Stand der Technik
• die Implementierungskosten,
• die Art, den Umfang, die Umstände und Zwecke der Verarbeitung
• sowie die Eintrittswahrscheinlichkeit und Schwere der Risiken für die Rechte und Freiheiten natürlicher Personen

Ziel ist ein dem Risiko angemessenes Schutzniveau.

Zu den von uns getroffenen Maßnahmen zählen insbesondere:

• Maßnahmen zur Gewährleistung der Vertraulichkeit, Integrität und Verfügbarkeit von Daten (z. B. Firewalls, Zugangskontrollen, Verschlüsselung)
• Zugriffs- und Zugangskontrolle auf physischer und digitaler Ebene
• Eingabekontrollen
• Trennung von Datenbeständen mit unterschiedlichen Schutzbedarfen
• Verfügbarkeitskontrolle und Notfallwiederherstellung
• Schutz bei Datenübertragungen
• sowie organisatorische Verfahren zur Wahrung der Betroffenenrechte, kontrollierten Löschung und Reaktion auf Datenschutzvorfälle (Incident-Management)

2. Datenschutz durch Technikgestaltung und Voreinstellungen

Darüber hinaus berücksichtigen wir den Datenschutz bereits bei der Auswahl und Gestaltung von Hard- und Software sowie bei der Entwicklung und Nutzung interner Verfahren, im Sinne der Prinzipien „Datenschutz durch Technikgestaltung“ und „Datenschutz durch datenschutzfreundliche Voreinstellungen“ (Art. 25 DS-GVO).

Weitergabe von Daten und Drittlandübermittlung

1. Datenweitergabe an Dritte

Im Rahmen unserer Datenverarbeitung kann es erforderlich sein, personenbezogene Daten an andere Stellen, Organisationen oder Personen zu übermitteln oder ihnen Zugriff zu gewähren.
Empfänger solcher Daten können insbesondere sein:

• IT-Dienstleister (z. B. Hosting, Wartung, technische Betreuung)
• Anbieter von eingebundenen Diensten und Inhalten (z. B. Kartenanbieter, eingebettete Videos oder Umfragetools)
• öffentliche Stellen oder Aufsichtsbehörden, sofern wir gesetzlich dazu verpflichtet sind

In allen Fällen achten wir darauf, dass die gesetzlichen Datenschutzvorgaben eingehalten werden.
Dazu gehört insbesondere:

• die rechtliche Zulässigkeit der Weitergabe
• die Vertragsschließung nach Art. 28 DS-GVO mit Auftragsverarbeitern
• sowie die sorgfältige Auswahl und regelmäßige Überprüfung der Empfänger

Eine Weitergabe erfolgt nur im Rahmen gesetzlicher Erlaubnisse oder auf Grundlage Ihrer ausdrücklichen Einwilligung, sofern eine solche erforderlich ist.

2. Datenverarbeitung in Nicht-EU-Ländern

Wenn wir personenbezogene Daten in Länder außerhalb der Europäischen Union (EU) oder des Europäischen Wirtschaftsraums (EWR) verarbeiten oder übermitteln, z. B. im Rahmen der Nutzung externer Dienste oder durch die Einschaltung von Dienstleistern, erfolgt dies ausschließlich im Einklang mit den datenschutzrechtlichen Vorgaben der DS-GVO.

Ein Datentransfer in sogenannte Drittländer findet nur unter folgenden Voraussetzungen statt:

• Angemessenheitsbeschluss (Art. 45 DS-GVO):
  Liegt ein Beschluss der EU-Kommission vor, der dem Drittland ein angemessenes Datenschutzniveau bescheinigt, erfolgt die Übermittlung auf dieser Grundlage
• Geeignete Garantien (Art. 46 DS-GVO):
  Wenn kein Angemessenheitsbeschluss vorliegt, sichern wir die Übermittlung durch Maßnahmen wie Standardvertragsklauseln oder verbindliche unternehmensinterne Datenschutzvorschriften (Binding Corporate Rules) ab
• Ausnahmen für bestimmte Fälle (Art. 49 DS-GVO):
  In Einzelfällen kann eine Übermittlung auf Grundlage Ihrer ausdrücklichen Einwilligung oder zur Erfüllung vertraglicher bzw. gesetzlicher Pflichten erfolgen 

3. Angemessenheitsbeschlüsse und das Data Privacy Framework (DPF)

• Hinweis zum „Data Privacy Framework“ (USA):
  Die Europäische Kommission hat am 10.07.2023 entschieden, dass bestimmte US-Unternehmen unter dem Data Privacy Framework (DPF) ein angemessenes Datenschutzniveau bieten.
  Die Liste der zertifizierten Unternehmen finden Sie unter:
  https://www.dataprivacyframework.gov/  (Seite ist auf Englisch)
• Transparenz:
  Wir kennzeichnen in unserer Datenschutzerklärung, welche von uns genutzten Diensteanbieter unter dem DPF zertifiziert sind. Eine aktuelle Übersicht über Angemessenheitsbeschlüsse finden Sie auch auf der Website der EU-Kommission: https://commission.europa.eu/law/law-topic/data-protection/international-dimension-data-protection/adequacy-decisions_en?prefLang=de  (Seite ist auf Englisch)

Speicher- und Löschfristen

1. Grundsätze zur Speicherung und Löschung

Wir speichern personenbezogene Daten grundsätzlich nur so lange, wie dies für den jeweiligen Verarbeitungszweck erforderlich ist oder gesetzlich vorgeschrieben wird.

Sobald der Verarbeitungszweck entfällt oder keine Rechtsgrundlage mehr besteht (z. B. bei Widerruf der Einwilligung oder Wegfall berechtigter Interessen), löschen wir die betreffenden Daten umgehend, es sei denn, eine längere Aufbewahrung ist gesetzlich vorgeschrieben oder ausnahmsweise zulässig.

Beispiele für verlängerte Aufbewahrungspflichten:

• Handels- und steuerrechtliche Aufbewahrungspflichten (z. B. nach HGB oder AO)
• Nachweis- und Beweiszwecke im Zusammenhang mit zivilrechtlichen Ansprüchen (z. B. Verjährungsfristen nach BGB)
  Archivierungspflichten bei öffentlich-rechtlichen Aufgaben
• In solchen Fällen erfolgt die Speicherung nur für die gesetzlich vorgegebenen Zwecke und unter Einschränkung des Zugriffs

2. Beginn von Aufbewahrungsfristen

• Fristen, die nicht Tag genau datiert sind und mindestens ein Jahr betragen, beginnen in der Regel am Ende des Kalenderjahres, in dem das relevante Ereignis eintritt (z. B. Vertragsbeendigung
• Bei laufenden Vertragsverhältnissen beginnt die Frist regelmäßig mit Ende des Vertrags, z. B. durch Kündigung

In unseren spezifischen Datenschutzhinweisen oder in den Erläuterungen zu einzelnen Verarbeitungsprozessen informieren wir zusätzlich über jeweils geltende Aufbewahrungs- und Löschfristen

Zusätzliche Hinweise zu Verarbeitungsabläufen, Verfahren und Diensten:
Im Rahmen unserer Datenverarbeitung beachten wir die gesetzlich vorgeschriebenen Aufbewahrungsfristen. Die Dauer der Speicherung richtet sich nach dem Zweck der Verarbeitung sowie nach gesetzlichen Vorgaben.

3. Gesetzliche Aufbewahrungsfristen im Detail

• 10 Jahre
  für geschäftsrelevante Unterlagen wie Bücher, Inventare, Jahresabschlüsse, Lageberichte, Eröffnungsbilanzen, Buchungsbelege und Rechnungen.
  Rechtsgrundlagen:
  § 147 Abs. 3 i. V. m. Abs. 1 Nr. 1, 4 und 4a AO;
  § 14b Abs. 1 UStG;
  § 257 Abs. 1 Nr. 1 und 4, Abs. 4 HGB
• 6 Jahre
  für empfangene und abgesendete Handelsbriefe sowie sonstige Unterlagen wie Stundenlohnzettel, Betriebsabrechnungen oder Preisauszeichnungen
  Rechtsgrundlagen:
  § 147 Abs. 3 i. V. m. Abs. 1 Nr. 2, 3, 5 AO;
  § 257 Abs. 1 Nr. 2 und 3, Abs. 4 HGB
• 3 Jahre
  zur Absicherung von Ansprüchen im Zusammenhang mit Gewährleistung, Schadensersatz oder vergleichbaren vertraglichen Sachverhalten. Die Frist entspricht der regelmäßigen gesetzlichen Verjährungsfrist.
  Rechtsgrundlagen:
  §§ 195, 199 BGB

4. Hinweis auf automatische Löschung

Diese Fristen gelten vorbehaltlich abweichender gesetzlicher oder behördlicher Vorschriften. Nach Ablauf der jeweiligen Fristen werden die Daten routinemäßig gelöscht, sofern sie nicht mehr zur Vertragserfüllung oder zur Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen erforderlich sind.

Betroffenenrechte

Als betroffene Person stehen Ihnen gemäß den Artikeln 15 bis 21 der Datenschutz-Grundverordnung (DS-GVO) folgende Rechte zu:

• Auskunftsrecht (Art. 15 DS-GVO)
  Sie haben das Recht, Auskunft darüber zu erhalten, ob personenbezogene Daten von Ihnen verarbeitet werden. Sofern dies der Fall ist, erhalten Sie Zugang zu den verarbeiteten Daten sowie weiteren Informationen gemäß den gesetzlichen Vorgaben. Sie haben außerdem Anspruch auf eine Kopie dieser Daten.
• Recht auf Berichtigung (Art. 16 DS-GVO)
  Sie haben das Recht, unrichtige oder unvollständige personenbezogene Daten unverzüglich berichtigen bzw. vervollständigen zu lassen.
• Recht auf Löschung („Recht auf Vergessenwerden“, Art. 17 DS-GVO)
  Sie können verlangen, dass personenbezogene Daten gelöscht werden, sofern die gesetzlichen Voraussetzungen erfüllt sind (z. B. Zweckentfall, Widerruf, unrechtmäßige Verarbeitung).
• Recht auf Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18 DS-GVO)
  Unter bestimmten Voraussetzungen können Sie die Einschränkung der Verarbeitung Ihrer Daten verlangen (z. B. bei Bestreiten der Richtigkeit oder im Fall laufender Prüfung eines Widerspruchs).
• Recht auf Datenübertragbarkeit (Art. 20 DS-GVO)
  Sie haben das Recht, die Sie betreffenden Daten, die Sie uns bereitgestellt haben, in einem strukturierten, gängigen und maschinenlesbaren Format zu erhalten. Auf Wunsch kann die Übermittlung direkt an einen anderen Verantwortlichen erfolgen, soweit dies technisch machbar ist.
• Widerspruchsrecht (Art. 21 DS-GVO):
  Sie haben das Recht, jederzeit Widerspruch gegen die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten einzulegen, sofern diese auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. e (Wahrnehmung einer Aufgabe im öffentlichen Interesse) oder lit. f (berechtigtes Interesse) erfolgt. Dies gilt auch für ein darauf gestütztes Profiling. Bei Verarbeitung zu Zwecken der Direktwerbung können Sie jederzeit Widerspruch einlegen, auch ohne Begründung.
• Widerrufsrecht bei Einwilligung (Art. 7 Abs. 3 DS-GVO):
  Sie können eine einmal erteilte Einwilligung jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen. Die Rechtmäßigkeit der Verarbeitung bis zum Widerruf bleibt hiervon unberührt.
• Beschwerderecht bei einer Aufsichtsbehörde (Art. 77 DS-GVO):
  Ungeachtet eines anderweitigen verwaltungsrechtlichen oder gerichtlichen Rechtsbehelfs haben Sie das Recht, Beschwerde bei einer Datenschutzaufsichtsbehörde einzulegen, insbesondere in dem Mitgliedstaat Ihres Aufenthaltsorts, Ihres Arbeitsplatzes oder des Orts des mutmaßlichen Verstoßes, wenn Sie der Ansicht sind, dass die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten gegen die DS-GVO verstößt.

Datenverarbeitung im Rahmen kommunaler Tätigkeit

1. Anwendungsbereich und betroffene Personengruppen

Wir verarbeiten personenbezogene Daten natürlicher und juristischer Personen, mit denen wir in einem verwaltungsbezogenen, vertraglichen oder projektorientierten Verhältnis stehen. Dies betrifft u. a.:

• Bürger
• Dienstleister und Lieferanten
• Projekt- und Kooperationspartner
• Fördermittelempfänger
• Antragstellerinnen und Interessierte
• Ansprechpartner projektbezogener oder öffentlicher Beteiligungen

2. Zwecke der Verarbeitung

Die Datenverarbeitung erfolgt zur Erfüllung gesetzlicher oder vertraglicher Verpflichtungen, insbesondere:

• zur Erbringung verwaltungstechnischer oder vereinbarter Leistungen
• zur Bearbeitung von Anträgen, Verträgen, Rückfragen oder Ansprüchen
• zur Vorbereitung und Durchführung von Vergaben, Aufträgen oder Förderprogrammen
• zur Kommunikation mit den Beteiligten
• zur Wahrung berechtigter Interessen der Stadt (z. B. rechtliche Geltendmachung, Abwehr von Ansprüchen)

3. Datenweitergabe an Dritte

Eine Weitergabe personenbezogener Daten erfolgt nur, wenn dies zur Erfüllung der genannten Zwecke erforderlich ist oder eine gesetzliche Verpflichtung besteht. Empfänger können beispielsweise sein:

• Auftragsverarbeiter im IT- und Verwaltungsbereich
• externe Fachstellen (z. B. Steuerberatung, Anwaltskanzleien)
• Behörden und Aufsichtsstellen
• sowie Dienstleister im Rahmen konkreter Projekte (z. B. Hosting, Logistik) 

4. Transparenz

Falls eine weitergehende Verarbeitung, z. B. für Öffentlichkeitsarbeit oder freiwillige Beteiligungsformate, vorgesehen ist, informieren wir die betroffenen Personen darüber gesondert innerhalb dieser Datenschutzerklärung oder zum Zeitpunkt der Datenerhebung.

5. Informationsweitergabe

Welche personenbezogenen Daten im Rahmen verwaltungsbezogener, projektbezogener oder vertraglicher Zwecke erforderlich sind, teilen wir den betroffenen Personen (z. B. Antragstellenden, Auftragnehmern, Dienstleistern) bei der Datenerhebung mit, z. B. über Hinweise in Onlineformularen oder durch zusätzliche Kennzeichnungen.

6. Speicherdauer und Löschung:

• In der Regel löschen wir personenbezogene Daten nach Ablauf der gesetzlichen Aufbewahrungsfristen.
  Bei Ansprüchen aus zivilrechtlichen Verträgen (z. B. Werkverträgen) beträgt die Speicherfrist in der Regel vier Jahre (§§ 195, 199 BGB)
• Daten mit steuerrechtlicher oder haushaltsrechtlicher Relevanz werden nach sechs bis zehn Jahren gelöscht (§§ 147 AO, § 257 HGB)
• Projekt- oder auftragsbezogene Daten löschen wir nach Abschluss und gemäß den einschlägigen verwaltungsrechtlichen oder vertraglichen Vorgaben

7. Verarbeitete Datenarten

• Stammdaten (z. B. Name, Adresse, Kommunikationsdaten, Ansprechpartner)
• Zahlungsdaten (z. B. Bankverbindung, Rechnungs- und Buchungsdaten)
• Kontaktdaten (z. B. Telefonnummern, E-Mail-Adressen, Postanschriften)
• Vertragsdaten (z. B. Vertragsgegenstand, Laufzeiten, Leistungen)

8. Betroffene Personengruppen

• Externe Dienstleister, Projektpartner, Antragsteller, Interessenten
• Bürger im Rahmen freiwilliger oder rechtlich geregelter Beteiligung
• Auftragnehmer, Fördermittelempfänger, Berater, Firmenkontaktpersonen

9. Zwecke der Datenverarbeitung

• Abwicklung von Vergaben, Aufträgen und Projekten
• Verwaltung und Organisation der Zusammenarbeit
• Erfüllung gesetzlicher Dokumentations- und Nachweispflichten
• interne Abrechnung, Steuerung und Nachverfolgung

10. Rechtsgrundlagen

• Art. 6 Abs. 1 lit. b DS-GVO (Vertrag oder vorvertragliche Maßnahmen)
• Art. 6 Abs. 1 lit. c DS-GVO (gesetzliche Verpflichtung, z. B. haushaltsrechtliche Nachweispflichten)
• Art. 6 Abs. 1 lit. e DS-GVO i. V. m. dem jeweiligen Landesrecht (Wahrnehmung öffentlicher Aufgaben)
• Art. 6 Abs. 1 lit. f DS-GVO, sofern berechtigte Interessen die Verarbeitung rechtfertigen (z. B. IT-Sicherheit, Rechtsverfolgung)

11. Details zur Datenverarbeitung (Verwaltungs- und Dienstleistungsbeziehungen)

• Verarbeitete Datenarten:
  Stammdaten (z. B. Name, Anschrift, Kontaktdaten)
  Zahlungsdaten (z. B. Bankverbindung, Rechnungsinformationen)
  Vertragsdaten (z. B. Auftragsinhalte, Laufzeiten)
  Kommunikations- und Protokolldaten (z. B. E-Mail-Verkehr, Telefonvermerke)
• Betroffene Personengruppen:
  Externe Dienstleister und Auftragnehmer
  Bürgerinnen im Rahmen projekt- oder antragsbezogener Prozesse
  Interessierte, Antragstellerinnen, Kooperationspartner
• Zwecke der Datenverarbeitung:
  Erfüllung kommunaler Aufgaben und gesetzlicher Pflichten
  Kommunikation im Rahmen von Auftrags- oder Antragsbearbeitung
  Verwaltungsorganisation und Projektabwicklung
  Abrechnung, Nachweisführung und Dokumentation
• Speicher- und Löschrichtlinien:
  Siehe Abschnitt „Grundsätze zur Datenspeicherung und Löschung“.
  Die Speicherung erfolgt grundsätzlich nur so lange, wie es für die Erfüllung der Aufgaben oder gesetzlichen Aufbewahrungspflichten erforderlich ist.
• Rechtsgrundlagen:
  Art. 6 Abs. 1 lit. e DSGVO i. V. m. dem jeweiligen Landesrecht (Erfüllung öffentlicher Aufgaben)
  Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO (gesetzliche Verpflichtungen, z. B. steuerliche, haushaltsrechtliche oder dokumentationsbezogene Pflichten)
  Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO, sofern ein berechtigtes Interesse besteht (z. B. IT-Sicherheit, rechtliche Verteidigung)

Bereitstellung des Onlineangebots und Webhosting

1. Bereitstellung der Website und technischer Infrastruktur

Zur technischen Bereitstellung unserer Webseiten und Online-Dienste verarbeiten wir personenbezogene Daten, insbesondere um Inhalte korrekt auszuliefern und die Funktionsfähigkeit sicherzustellen. Hierzu gehört auch die vorübergehende Speicherung von IP-Adressen und systembezogenen Protokolldaten.

• Verarbeitete Datenarten:
  Nutzungsdaten (z. B. aufgerufene Seiten, Verweildauer, Geräteinformationen)
  Meta- und Kommunikationsdaten (z. B. IP-Adresse, Zeitstempel, Browserdaten)
  Protokolldaten (z. B. Server-Logdateien, Fehlerprotokolle)
• Betroffene Personen:
  Besucher unserer Webseite und Nutzer digitaler Dienste.
• Zwecke der Verarbeitung:
  Technische Auslieferung der Inhalte
  Stabilität und Sicherheit des Webauftritts
  Fehleranalyse und Schutz vor Angriffen
• Speicherdauer:
  Die Daten werden gemäß unseren allgemeinen Aufbewahrungsrichtlinien oder – bei Serverlogs – in der Regel nach 7 bis 30 Tagen gelöscht, sofern keine sicherheitsrelevante Speicherung erforderlich ist.
• Rechtsgrundlage:
  Berechtigtes Interesse gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. f DS-GVO (sichere und effiziente Bereitstellung des Onlineangebots).

2. Zugriffsdaten und Server-Logfiles:

Bei jedem Zugriff auf unsere Webseiten werden bestimmte Daten automatisch erfasst und in sogenannten Server-Logfiles gespeichert. Zu diesen Zugriffsdaten gehören:

• die IP-Adresse des anfragenden Geräts
• die aufgerufenen Webseiten und Dateien,
• Datum und Uhrzeit des Zugriffs
• übertragene Datenmenge
• Meldung über erfolgreichen Abruf
• Browsertyp und -version
• Betriebssystem,
• Referrer-URL (die zuvor besuchte Seite)
• Zwecke der Verarbeitung:
  Diese Informationen dienen der Gewährleistung der Systemsicherheit, der technischen Administration, der Aufklärung von Missbrauchsfällen sowie, in aggregierter Form, der anonymisierten Nutzungsanalyse.
• Speicherdauer:
  Die Logfiles werden in der Regel für maximal 30 Tage gespeichert und danach automatisiert gelöscht. Eine längere Speicherung erfolgt nur im Ausnahmefall, wenn sicherheitsrelevante Vorfälle (z. B. Angriffsversuche) eine weitergehende Aufbewahrung erfordern.
• Rechtsgrundlage:
  Die Verarbeitung erfolgt auf Grundlage unseres berechtigten Interesses gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. f DS-GVO an der sicheren und störungsfreien Bereitstellung unserer Webseiten.

Cookies und Einwilligungsmanagement

1. Allgemeine Infroamtionen zu Cookies

Cookies speichern Informationen auf den Geräten der Nutzer und können für verschiedene Zwecke eingesetzt werden, etwa zur Sicherstellung der Funktionalität der Webseite, zur Analyse des Nutzerverhaltens und zur Verbesserung der Sicherheit. 

2. Arten von Cookies

• Temporäre Cookies (Session-Cookies): Diese werden gelöscht, sobald der Nutzer das Onlineangebot verlässt
• Permanente Cookies: Diese bleiben auf dem Gerät gespeichert und ermöglichen Funktionen wie das Speichern von Anmeldedaten und das Anzeigen bevorzugter Inhalte bei einem erneuten Besuch. Wenn keine andere Information zur Speicherzeit vorliegt, gehen wir davon aus, dass diese Cookies bis zu zwei Jahre gespeichert werden. 

3. Einsatz von Cookies

Unsere Website verwendet Cookies und ähnliche Technologien, um die Funktionalität und Sicherheit unseres Angebots zu gewährleisten sowie um statistische Informationen über die Nutzung zu gewinnen.
Arten der eingesetzten Cookies:

• Technisch notwendige Cookies: Diese Cookies sind erforderlich, damit unsere Website ordnungsgemäß funktioniert (z. B. zur Navigation oder zur Speicherung Ihrer Datenschutzeinstellungen). Sie bedürfen keiner Einwilligung
• Analyse- und Tracking-Cookies: Mithilfe dieser Cookies analysieren wir das Nutzungsverhalten auf unserer Website, z. B. mit Matomo (siehe Abschnitt Webanalyse). Diese Cookies werden nur mit Ihrer Einwilligung gesetzt
• Marketing- und Werbe-Cookies: Derzeit setzen wir keine Cookies zu Werbe- oder Marketingzwecken ein
• Cookies von Drittanbietern: Beim Einsatz externer Dienste wie z. B. OpenStreetMap zur Kartenanzeige oder Matomo zur Analyse können Cookies von Drittanbietern gesetzt werden. Details finden Sie in den jeweiligen Abschnitten dieser Datenschutzerklärung

Cookie-Kategorien im Detail:

• Temporäre (Session-)Cookies: Diese werden automatisch gelöscht, wenn Sie Ihren Browser schließen
• Permanente Cookies: Diese bleiben für eine bestimmte Dauer auf Ihrem Gerät gespeichert, um z. B. Einstellungen oder Spracheinstellungen beim nächsten Besuch zu übernehmen. Falls keine andere Speicherfrist angegeben ist, gehen wir von bis zu 24 Monaten aus.

4. Rechtsgrundlage und Einwilligungsmanagement

Die Speicherung und Verarbeitung technisch nicht notwendiger Cookies erfolgt ausschließlich auf Basis Ihrer Einwilligung gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. a DS-GVO. Technisch notwendige Cookies beruhen auf berechtigten Interessen im Sinne von Art. 6 Abs. 1 lit. f DS-GVO zur Bereitstellung eines funktionsfähigen Webangebots.

Zur Verwaltung Ihrer Cookie-Einstellungen nutzen wir den Cookie Consent Manager der Firma hitcom. Dort können Sie beim ersten Besuch sowie jederzeit danach Ihre Einwilligung verwalten oder widerrufen.

Die Bereitstellung Ihrer personenbezogenen Daten im Rahmen der Cookie-Verwaltung ist nicht gesetzlich oder vertraglich vorgeschrieben. Ohne Ihre Zustimmung zu nicht notwendigen Cookies kann die Funktionalität unserer Website jedoch eingeschränkt sein.

5. Verarbeitete Daten und betroffene Personen

• Verarbeitete Datenarten: Meta- und Kommunikationsdaten (z. B. IP-Adresse, Cookie-ID, Zeitstempel, Gerätetyp)
• Betroffene Personen: Nutzerinnen und Nutzer unseres Onlineangebots

6. Dynamische Informationen zu Drittanbieter-Cookies

Die jeweils aktuellen Informationen zu den eingesetzten Cookies und Drittanbietern werden auf unserer Website dynamisch angezeigt und regelmäßig aktualisiert. Dies betrifft insbesondere eingebundene Dienste wie OpenStreetMap oder Matomo. Einen Überblick hierzu erhalten Sie im Abschnitt „Hinweise zu Cookies“ auf unserer Website.

Verlinkungen auf Social-Media-Angebote

• Zweck der Verlinkungen
  Auf unserer Webseite verlinken wir auf externe Profile in sozialen Netzwerken (z. B. Facebook oder Instagram), um Interessierten eine einfache Möglichkeit zur Kontaktaufnahme und Information zu bieten
• 2. Art der Verlinkung
  Dabei handelt es sich ausschließlich um statische Links, die beim Besuch unserer Webseite keine Datenübertragung an die jeweilige Plattform auslösen. Erst wenn Nutzer aktiv auf einen solchen Link klicken und die jeweilige Plattform aufrufen, erfolgt eine Datenverarbeitung durch den jeweiligen Anbieter
• Verantwortlichkeit für die Datenverarbeitung
  Für die darauffolgende Datenverarbeitung ist allein der jeweilige Plattformbetreiber verantwortlich. 
• Hinweise zu Datenschutz und Rechten
  Informationen zu Zweck und Umfang der Verarbeitung sowie zu Ihren Rechten als Nutzer finden Sie in den Datenschutzerklärungen der jeweiligen Anbieter.
• Verlinkte Anbieter und deren Datenschutzerklärungen
• Facebook / Meta Platforms Ireland Ltd., Dublin, Irland
  Datenschutzerklärung: https://www.facebook.com/privacy/policy/
• Instagram / Meta Platforms Ireland Ltd., Dublin, Irland
  Datenschutzerklärung: https://privacycenter.instagram.com/policy/

Drittanbieter-Tools und Plugins

1.  Allgemeine Hinweise

Zur Optimierung und nutzerfreundlichen Gestaltung unseres Onlineangebots setzen wir ausgewählte Tools und Plugins von Drittanbietern ein. Dabei achten wir auf datenschutzkonforme Integration, insbesondere durch lokale Einbindung oder die Einholung einer aktiven Einwilligung, wenn erforderlich.

2. Übersicht der eingesetzten Drittanbieter-Tools

• Google Fonts (lokal gehostet)
  Zur Darstellung von Schriftarten verwenden wir Google Fonts, die auf unseren eigenen Servern lokal eingebunden sind. Dadurch erfolgt keine Übertragung personenbezogener Daten an Google, insbesondere keine Übermittlung der IP-Adresse.
  Rechtsgrundlage: Berechtigtes Interesse gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. f DS-GVO (nutzerfreundliche Gestaltung).
• Matomo (Webanalyse-Tool, nur nach Einwilligung)
  Wir nutzen Matomo, ein datenschutzfreundliches Analyse-Tool, um Informationen über die Nutzung unserer Webseite zu gewinnen (z. B. Seitenaufrufe, Verweildauer, technische Geräteinformationen). Die Verarbeitung erfolgt nur nach aktiver Einwilligung über unser Cookie-Banner.
  Matomo wird datenschutzfreundlich konfiguriert (ohne Tracking durch Dritte, mit IP-Anonymisierung, ohne Cookies, sofern technisch möglich).
  Rechtsgrundlage: Einwilligung nach Art. 6 Abs. 1 lit. a DS-GVO.
• YouTube (Klicklösung / Zwei-Klick-Einbindung)
  Videoinhalte von YouTube können auf unserer Seite eingebettet sein. Diese werden nicht automatisch geladen. Erst nach aktivem Klick durch den Nutzer wird die Verbindung zu YouTube (Google) hergestellt und es können personenbezogene Daten (z. B. IP-Adresse) übermittelt werden.
  Anbieter: Google Ireland Limited, Dublin, Irland
  Rechtsgrundlage: Einwilligung gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. a DS-GVO
  Datenschutzerklärung: https://policies.google.com/privacy
  Drittlandübertragung: Data Privacy Framework (DPF)
• EmbedSocial (Einbindung von Social-Media-Inhalten, z. B. Instagram-Feeds)
  Zur Darstellung externer Inhalte (z. B. Social-Media-Posts) setzen wir EmbedSocial ein. Diese Inhalte werden erst nach aktiver Zustimmung im Consent-Banner geladen. Dabei können personenbezogene Daten wie IP-Adresse oder Browserinformationen an EmbedSocial übertragen werden.
  Anbieter: EmbedSocial, Skopje, Nordmazedonien
  Rechtsgrundlage: Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 lit. a DS-GVO)
  Datenschutzerklärung: https://embedsocial.com/privacy-policy/
• OpenStreetMap (interaktive Kartenanzeige)
  Zur Darstellung von Karten nutzen wir OpenStreetMap. Die Karte wird erst nach ausdrücklicher Zustimmung durch die Nutzer geladen, um eine Übermittlung personenbezogener Daten (z. B. IP-Adresse) zu verhindern. Erst durch Aktivierung wird eine Verbindung zum Server von OpenStreetMap (openstreetmap.org) hergestellt.
  Anbieter: OpenStreetMap Foundation, UK
  Rechtsgrundlage: Einwilligung gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. a DS-GVO
  Datenschutzerklärung: https://osmfoundation.org/wiki/Privacy_Policy

Bestehen einer automatisierten Entscheidungsfindung

Eine automatisierte Entscheidungsfindung im Sinne von Art. 22 DS-GVO, einschließlich Profiling, findet nicht statt. Entscheidungen, die rechtliche Wirkungen entfalten oder Sie in ähnlicher Weise erheblich beeinträchtigen, basieren nicht ausschließlich auf automatisierter Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten.

Änderungen dieser Datenschutzerklärung

Wir behalten uns vor, diese Datenschutzerklärung anzupassen, um sie an geänderte Rechtslagen oder bei Änderungen unserer Dienste sowie der Datenverarbeitung anzupassen. Bitte informieren Sie sich regelmäßig über den aktuellen Stand auf unserer Webseite.

Sofern durch die Änderungen eine Mitwirkung der betroffenen Personen (z. B. Einwilligung) erforderlich wird, informieren wir Sie darüber gesondert und holen diese ggf. erneut ein.

Unsere Datenschutzerklärung kann sich zu gegebenen Anlässen stets ändern. Daher weisen wir Sie darauf hin, sich regelmäßig über Veränderungen auf unserer Webseite zu informieren.

Kontakt bei Fragen zum Datenschutz

Wenn Sie Fragen zur Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten oder zum Datenschutz in unserer Organisation haben, können Sie sich jederzeit an die oben aufgeführten Kontaktdaten wenden, gerne stehen wir Ihnen auch für weitergehende Informationen oder zur Ausübung Ihrer Betroffenenrechte zur Verfügung.